Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung verschicken. Eine PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, empfangen können müssen sie E-Rechnungen schon seit Januar 2025. Eine Verschiebung ist nicht geplant, das Bundesfinanzministerium hat die Fristen im Oktober 2026 mit einem dritten Schreiben bestätigt. Wer jetzt noch mit Word, Excel oder einer reinen PDF arbeitet, hat also nur noch wenige Wochen Zeit.

E-Rechnungspflicht 2027. Was Unternehmen bis zum 1. Januar jetzt erledigen müssen

Was ändert sich am 1. Januar 2027?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen schrittweise zur Pflicht gemacht. Die erste Stufe gilt seit dem 1. Januar 2025. Seitdem muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Eine Übergangsfrist für den Empfang gab es nicht.

Für das Verschicken galten bisher großzügige Übergangsregeln. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen und mit Zustimmung des Kunden auch eine PDF. Diese Übergangszeit endet jetzt für die größeren Betriebe. Ab dem 1. Januar 2027 muss jedes Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 für Leistungen an andere inländische Unternehmen eine echte E-Rechnung ausstellen.

Wer muss ab wann E-Rechnungen verschicken?

Entscheidend ist der Gesamtumsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes aus dem Vorjahr. Für die Regel im Jahr 2027 zählt also Ihr Umsatz aus 2026.

Zeitraum	Empfangen	Verschicken
seit 1. Januar 2025	Pflicht für alle Unternehmen	Papier erlaubt, PDF mit Zustimmung
ab 1. Januar 2027	Pflicht für alle Unternehmen	Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Umsatz 2026
ab 1. Januar 2028	Pflicht für alle Unternehmen	Pflicht für alle Unternehmen

Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Umsatz dürfen 2027 noch Papier oder mit Zustimmung eine PDF verschicken. Für Rechnungen über das etablierte EDI-Verfahren gilt 2027 ebenfalls noch eine Übergangsregel, unabhängig vom Umsatz.

Ein Detail sollten Sie dabei im Blick behalten. Die Übergangsregel für 2026 deckt Rechnungen ab, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden. Rechnen Sie Leistungen aus dem Dezember deshalb möglichst noch im alten Jahr ab, wenn Sie ab Januar zur E-Rechnung verpflichtet sind und noch nicht umgestellt haben.

Was gilt als E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine PDF ist das nicht, auch wenn sie per E-Mail kommt. Sie gilt rechtlich als sonstige Rechnung, genau wie Papier.

Format	E-Rechnung?
XRechnung	ja
ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG	ja
ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL	nein
EDI-Verfahren mit vereinbartem Format	ja, wenn verlustfrei in EN 16931 übertragbar
PDF, Word, Scan, Papier	nein

ZUGFeRD ist für viele kleine und mittlere Unternehmen der bequemste Weg. Die Datei ist eine normale PDF, in die eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Der Mensch liest die PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML. Steuerlich zählt dabei allein der strukturierte Teil. Alle Pflichtangaben müssen deshalb in der XML stehen, nicht nur im sichtbaren Teil.

Aktuell sind ZUGFeRD 2.5.2 vom August 2026 und XRechnung 3.0.2. Die Version XRechnung 4.0 ist angekündigt und soll im Frühjahr 2027 erscheinen. Gute Rechnungsprogramme übernehmen solche Updates automatisch.

Welche Ausnahmen gibt es?

Einige Rechnungen dürfen dauerhaft weiter auf Papier oder als PDF verschickt werden.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise, zum Beispiel Bahntickets
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG
• Rechnungen an Privatkunden, denn die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen
• Rechnungen ins Ausland, die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind

Wichtig ist der Unterschied zwischen Verschicken und Empfangen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Und die Grenze von 800.000 Euro hat nichts mit der Kleinunternehmerregelung zu tun. Sie betrifft nur die Frage, ob Sie schon 2027 oder erst 2028 umstellen müssen.

Was steht im neuen BMF-Schreiben vom Oktober 2026?

Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium sein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben aus 2024 und 2025 und beantwortet vor allem Fragen aus der Praxis. Die Fristen bleiben unverändert. Laut den Auswertungen von BDO, Ebner Stolz und PwC sind diese Punkte für Unternehmen besonders relevant.

• E-Rechnungen, die bis Ende 2026 nach den bisherigen Schreiben erstellt wurden, werden nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug.
• Ein Fehler gegen eine reine Geschäftsregel des Formats nimmt der Rechnung nicht den Status als E-Rechnung, solange keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist.
• Die Korrektur einer E-Rechnung muss selbst wieder eine E-Rechnung sein.
• Für Schlussrechnungen mit bereits gezahlten Abschlägen gilt eine vereinfachte Darstellung bis zum 30. Juni 2030.
• Anzahlungsrechnungen, die vor Beginn der Pflicht ausgestellt wurden, müssen nicht neu erstellt werden.

Was passiert, wenn Sie keine E-Rechnung schicken?

Im Netz liest man oft von Bußgeldern bis 5.000 Euro für eine PDF statt einer E-Rechnung. Das stimmt so nicht. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass eine sonstige Rechnung anstelle einer Pflicht-E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG ist. Das Bußgeld gilt für Rechnungen, die gar nicht oder zu spät ausgestellt oder nicht aufbewahrt werden.

Das eigentliche Risiko trägt Ihr Kunde. Ist eine E-Rechnung Pflicht, gilt eine PDF grundsätzlich nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Der Vorsteuerabzug ist dann nur noch über einen Nachweis möglich, wenn die Rechnung inhaltlich korrekt und vollständig ist. Viele Buchhaltungen werden deshalb ab Januar auf E-Rechnungen bestehen und PDFs zurückschicken. Wer keine E-Rechnung liefern kann, wartet dann länger auf sein Geld.

Umgekehrt gilt auch etwas für Sie als Rechnungssteller. Kann Ihr Kunde keine E-Rechnung empfangen, hat er trotzdem keinen Anspruch auf eine PDF. Sie haben Ihre Pflicht erfüllt, wenn Sie den Versand der E-Rechnung nachweisen können.

Wird die E-Rechnungspflicht noch verschoben?

Danach sieht es nicht aus. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat Ende August 2026 gefordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben, der BDI unterstützt ähnliche Forderungen. Die Bundesregierung hat im Juli 2026 auf eine Anfrage im Bundestag geantwortet, dass sie keinen Bedarf für eine Verschiebung sieht. Ein Gesetzentwurf existiert nicht, und das BMF-Schreiben vom Oktober lässt die Fristen unverändert.

In derselben Antwort der Bundesregierung stehen allerdings abweichende Übergangsfristen. Sie widersprechen dem Gesetzestext und allen Auswertungen von IHK und Steuerberatern und sind offenbar ein Fehler. Verlassen Sie sich auf § 27 Abs. 38 UStG, und der nennt den 31. Dezember 2026 und den 31. Dezember 2027.

Wie weit sind die Unternehmen?

Viele Betriebe sind noch nicht so weit. Bei einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks Anfang 2026 meldeten rund zwei Drittel der knapp 2.000 befragten Betriebe Probleme beim Empfang von E-Rechnungen. Nur etwa ein Drittel verschickt selbst E-Rechnungen. Eine YouGov-Umfrage im Auftrag des Anbieters easybill ergab im Frühjahr 2026, dass 33 Prozent der Unternehmen noch nie eine E-Rechnung verschickt haben. Jeweils rund ein Zehntel schreibt Rechnungen sogar noch in Word oder Excel.

Auch Fachleute sind skeptisch. Bei einem Stimmungsbild des Verbands elektronische Rechnung im Juni 2026 bewerteten 81 Prozent der befragten Experten den Vorbereitungsstand der Wirtschaft als eher schlecht oder unzureichend.

Wie archivieren Sie E-Rechnungen richtig?

Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, nicht mehr zehn. Bei E-Rechnungen gilt das für den strukturierten Teil, also die XML-Datei. Sie muss unverändert im Original gespeichert werden und für das Finanzamt maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck oder nur die PDF reicht nicht.

Den sichtbaren PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nach den angepassten GoBD vom Juli 2025 nur dann zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Angaben enthält, die nicht in der XML stehen. Für Banken und Versicherungen gelten weiterhin zehn Jahre.

Was sollten Sie bis Jahresende erledigen?

1. Umsatz prüfen. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt. Davon hängt ab, ob Sie zum 1. Januar umstellen müssen.
2. Empfang sicherstellen. Legen Sie fest, an welche Adresse E-Rechnungen gehen und wie die XML-Dateien in Ihre Buchhaltung kommen. Eine eigene E-Mail-Adresse ist nicht vorgeschrieben, aber hilfreich.
3. Rechnungsprogramm prüfen. Programme wie DATEV, Lexware Office oder sevdesk erzeugen ZUGFeRD oder XRechnung, oft aber erst ab einem bestimmten Tarif. Wer mit Word oder Excel arbeitet, braucht eine neue Lösung.
4. Eigene Systeme anbinden. Erstellt Ihr Onlineshop, Ihr Warenwirtschaftssystem oder eine eigene Software die Rechnungen, muss dort ein E-Rechnungsformat erzeugt werden. Das ist oft der aufwendigste Teil.
5. Pflichtangaben im XML prüfen. Testen Sie Ihre ersten E-Rechnungen mit einem Validator und heben Sie den Prüfbericht auf. Das BMF erkennt das als Sorgfalt an.
6. Archiv einrichten. Speichern Sie die XML-Dateien unverändert und GoBD-konform für acht Jahre.
7. Kunden und Lieferanten informieren. Stimmen Sie ab, über welchen Weg Rechnungen künftig laufen, ob per E-Mail, über ein Portal oder über das Netzwerk Peppol.

Was kommt nach 2028?

Die E-Rechnung ist nur der Anfang. Mit dem EU-Paket ViDA werden ab dem 1. Juli 2030 E-Rechnungen und digitale Meldungen für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU Pflicht. Deutschland plant außerdem ein nationales Meldesystem, über das Rechnungsdaten direkt an die Finanzverwaltung gehen. Gesetz ist das noch nicht, ein Start ist frühestens 2030 vorgesehen. Wer jetzt sauber auf strukturierte Rechnungsdaten umstellt, hat diesen nächsten Schritt schon halb erledigt.

Wie unterstützt 0x.systems bei der E-Rechnung?

Bei 0x.systems entwickeln wir Software und Schnittstellen für Unternehmen und kennen das typische Problem. Die Buchhaltungssoftware kann E-Rechnungen längst, aber die Rechnungen entstehen ganz woanders, im Onlineshop, in einer selbst entwickelten Branchenlösung oder in einer alten Warenwirtschaft. Genau dort setzen wir an. Wir bauen die Erzeugung von ZUGFeRD und XRechnung direkt in Ihre bestehenden Systeme ein, binden den Empfang an Ihre Buchhaltung an und automatisieren die Archivierung, damit niemand Rechnungsdaten von Hand abtippen muss.

Wenn Ihre Prozesse insgesamt digitaler werden sollen, lohnt sich ein Blick auf unsere Beiträge zu Prozessautomatisierung und zu internen Tools. Für eine schnelle Einschätzung, was bei Ihnen bis Januar zu tun ist, schreiben Sie uns über unser Kontaktformular. Wir melden uns schnell.

Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Verschicken müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate nach der Norm EN 16931, also XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL sowie passende EDI-Formate.

Welcher Umsatz zählt für die Grenze von 800.000 Euro?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr. Für die Pflicht ab 2027 zählt also der Umsatz aus dem Jahr 2026. Die Grenze hat nichts mit der Kleinunternehmerregelung zu tun.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen verschicken?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft weiter Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Empfangen und verarbeiten müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025 ebenfalls.

Gibt es ein Bußgeld, wenn ich weiter PDFs verschicke?

Laut Bundesfinanzministerium ist eine PDF statt einer Pflicht-E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit. Das Risiko liegt beim Kunden, der seinen Vorsteuerabzug nur noch über zusätzliche Nachweise sichern kann. Viele Kunden werden deshalb auf E-Rechnungen bestehen.

Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?

Nach aktuellem Stand nicht. Verbände wie der ZDH fordern eine Verschiebung, die Bundesregierung sieht aber keinen Bedarf. Das BMF hat die Fristen im Oktober 2026 in seinem dritten Schreiben unverändert gelassen.